Von der isolierten zur integrierten Planung: So steuert aerne engineering seine Projekte neu

Wenn wir bei aerne eine Anlage bauen, sind meist mehrere Abteilungen beteiligt. Konstruktion, Fertigung und weitere Fachbereiche greifen ineinander. Wenn eine Aufgabe länger dauert als geplant, verzögern sich auch die nachfolgenden Arbeitsschritte. Gleichzeitig laufen oft mehrere Projekte, die auf dieselben Mitarbeitenden und Kapazitäten angewiesen sind. Eine abteilungsübergreifende Ressourcenplanung ist deshalb entscheidend, um Kapazitätsengpässe frühzeitig zu erkennen. Bisher planten die Abteilungen vieles in Excel und organisierten ihre Aufgaben weitgehend selbst. Das funktionierte innerhalb der Teams, machte es aber schwierig, Projekte als Ganzes zu überblicken. Wo fehlen Kapazitäten? Welche Aufgaben haben Vorrang? Und wer muss informiert werden, wenn sich ein Termin verschiebt? Heute wollen wir solche Fragen gemeinsam beantworten. Dafür planen die Abteilungen ihre Aufgaben und Ressourcen auf einer gemeinsamen Grundlage, legen Verantwortlichkeiten fest und stimmen ihren Unterstützungsbedarf frühzeitig ab. In regelmässigen Sprintplanungen besprechen wir, welche Arbeiten als Nächstes anstehen und was dafür benötigt wird.

Gewohnheiten ändern sich nicht auf Knopfdruck  
Mit dem Kick-off im Mai 2026 begannen die Vorbereitungen. Wir erarbeiteten Projektvorlagen, legten Planungsgrundlagen fest und definierten gemeinsame Regeln. Ende August folgten die Schulungen in mehreren Gruppen. Gleichzeitig mussten wir laufende Projekte mit aktualisierten Stundenschätzungen in die neue Planung übernehmen. Und natürlich blieb das Tagesgeschäft deswegen nicht stehen. Für die Umsetzung nutzen wir die Software allex.ai. Sie zu bedienen war das eine, die eigene Arbeit neu zu organisieren das andere. Genau hier wurde es anspruchsvoll. Wie lange dauert eine Aufgabe tatsächlich? Welche Arbeiten müssen abgeschlossen sein, bevor andere beginnen können? Und wie planen wir Mitarbeitende ein, die in mehreren Projekten gebraucht werden? Gerade bei solchen Fragen gab es anfangs Unsicherheiten. Das hat mich nicht überrascht. Wer jahrelang auf eine bestimmte Weise plant, ändert seine Gewohnheiten nicht nach einer Schulung. Wir haben deshalb Anleitungen bereitgestellt und die Teams bei der Übernahme ihrer Projekte unterstützt. Trotzdem zeigt sich erst bei der täglichen Anwendung, wo unsere Regeln funktionieren und wo wir nachjustieren müssen.

«Wir können nicht verhindern, dass sich Termine, Prioritäten oder Rahmenbedingungen ändern. Aber wir können dafür sorgen, dass wir die Folgen früh erkennen und gemeinsam handeln. Genau das macht gute Projektplanung aus.»

— Patrick Halter

Mehr miteinander statt nebeneinander  
Nehmen wir an, die Konstruktion braucht für eine Aufgabe zwei Tage länger als vorgesehen. Das kann bedeuten, dass ein anderes Team nicht wie geplant beginnen kann oder seine Kapazitäten anders einsetzen muss. Besonders kritisch wird es, wenn eine Verzögerung den kritischen Pfad eines Projekts betrifft. Dann verschiebt sich ohne Gegenmassnahmen auch der Projektendtermin. Solche Zusammenhänge wollen wir früh erkennen, um intern rechtzeitig gegenzusteuern und uns mit dem Kunden abzustimmen. Denn zu einer guten Projektsteuerung gehört auch, offen zu kommunizieren, wenn sich Termine oder Rahmenbedingungen ändern. Dabei hilft uns die Software Allex. Sie verbindet Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten und verfügbare Kapazitäten in einem Netzplan. Ändert sich eine Aufgabe, werden die Auswirkungen auf andere Arbeitsschritte sichtbar. Die Software nimmt uns keine Entscheidungen ab. Aber sie zeigt Abweichungen und Abhängigkeiten frühzeitig auf. So können wir Prioritäten überprüfen, Ressourcen neu einplanen und unsere Projekte vorausschauender steuern. Auch im Projektcontrolling profitieren wir von der neuen Planung. Über einen Soll-Ist-Vergleich stellen wir die in Allex geplanten Stundenbudgets den bereits geleisteten Stunden aus unserem Zeiterfassungssystem gegenüber. So sehen wir, welches Stundenbudget den einzelnen Teams für die verbleibenden Arbeiten noch zur Verfügung steht und wo wir den Aufwand genauer prüfen müssen.

Fünf Monate später: Was bleibt zu tun?  
Die Projektvorlagen stehen, die Schulungen sind durchgeführt und die gemeinsamen Regeln festgelegt. Wir haben damit die Voraussetzungen geschaffen, damit alle Abteilungen nach denselben Regeln planen können. Aber nach fünf Monaten wäre es zu früh, die Umstellung als abgeschlossen zu betrachten. Jetzt müssen wir die neue Arbeitsweise im Alltag festigen und Erfahrungen sammeln. Besonders bei der Einschätzung von Aufwänden, der Erfassung von Abhängigkeiten und der Ressourcenplanung braucht es noch Übung. Wir müssen lernen, genauer zu planen und den Status unserer Aufgaben konsequent zu dokumentieren. Dabei sind wir auf die Rückmeldungen der Mitarbeitenden angewiesen. Sie zeigen uns, welche Abläufe sich bewähren und wo wir noch etwas ändern müssen.

«Wir sind noch nicht am Ziel. Aber wir sehen bereits, was die neue Planung bringt: mehr Überblick, klarere Prioritäten und weniger Überraschungen. Jetzt geht es darum, das im Projektalltag konsequent zu nutzen und weiter zu verbessern.»

— Patrick Halter

Aus den vergangenen Monaten habe ich vor allem eines mitgenommen: Eine neue Projektorganisation lässt sich nicht einfach einführen und abhaken. Ob sie funktioniert, zeigt sich im Tagesgeschäft – wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, Termine drücken und Kapazitäten knapp werden. Dazu kommen Märkte, die sich verändern, kurzfristige Kundenentscheide und unsichere Liefertermine. Nicht alles lässt sich vorhersehen oder planen. Umso wichtiger ist eine Planung, die uns den Überblick gibt und trotzdem flexibel bleiben lässt. Denn keine Software ersetzt Erfahrung, gesunden Menschenverstand und das direkte Gespräch. Entscheidend ist, dass wir auch dann gemeinsam handlungsfähig bleiben, wenn es anders kommt als geplant.

Patrick Halter Leiter _ae SERVICE

Als treibende Kraft hinter der neuen Projektorganisation sorgt Patrick für mehr Überblick, klare Prioritäten und eine bessere Abstimmung zwischen den Abteilungen – auch wenn nicht alles nach Plan läuft.